ویرایش فنی یا ظاهری
روی متن یک کتاب اماده چاپ سه نوع ویرایش انجام میگرد ویراستاری فنی ،زبانی(ادبی) و محتوایی(علمی) می باشد. بهتر است کار ویراستاری را شخص دیگری غیر از نویسنده کتاب انجام دهد. ویراستاری از مهمترین بخشهای تولید هر اثر مکتوبی است. چون نویسندگان به علت آنکه خودشان، نویسنده متن بودهاند، بعضی از جملههای کتاب، ناخودآگاه به جای چشم با ذهنشان مرور میکنند و بنابراین بسیاری از غلطهای کتاب را نمیبینند.باید هر نوشتهای قبل از انتشار عمومی، این سه مرحله ویرایش را پشت سر بگذارد، به نوشتهای تبدیل بشود که به چشم، ذهن، وقت و جیب خواننده احترام گذاشته است.
به ویرایش فنی ویرایش صوری یا ظاهری هم گفته میشود و به کمک آن، ظاهر نوشته و کتاب بهتر میشود. ویرایش فنی یا صوری به گونهای است که در آن، نویسنده با رعایت علائم نگارشی و یکدست کردن لحن و شکل املای متن باعث چشمنوازتر شدن آن میشود و اجازه نمیدهد که خواننده به خاطر مشکلات مختلف موجود در ظاهر متن و املای کلمات خسته شود و خواندن را متوقف کند.
برخی از مواردی که در ویرایش فنی باید رعایت گردد شامی این موارد است:یکدست کردن رسمالخط کلمات؛ اصلاح غلطهای املایی ،کنترل پاراگراف بندی صحیح، ،اصلاح یا اعمال نشانهگذاریهای متن؛ نیم فاصله، فاصله ها ،یکدست کردن ضبط اعلام، اصطلاحات، آوانگاشت آنها در صورت لزوم و آوردن معادل لاتین کلمات؛ اعمال قواعد عددنویسی، فرمولنویسی، اعراب گذاری و اختصارهای متنی؛مشخص کردن حدود نقلقولها، وارسی ارجاعات، درستی نشان مآخذ و پانوشتها و یادداشتها؛ ، بررسی اندازه و فونت قلم، تعیین عنوانها و زیر عنوانها و تهیهی فهرست مطالب بر اساس آن، واژهنامه و غیره؛ کنترل اندازه و قلم حروف، عنوان فصلها، بخشها و زیربخشها، سربرگها و نمونهخوانی. نمایه و جدول ، نمودار و فرمولها تصاویر، عکسها، در مکان درست خود قرار بدهیم.
چند نمونه مثال از ویرایش فنی در زیر می آید:
یکدست کردن رسمالخط کلمات؛ به عنوان مثال، عبارتهایی مانند «میرساند»، «بسمه تعالی»، «اینجانب»، «بعرض» و «حضرتعالی» را به صورت درست آنها، یعنی «میرساند»، «باسمه تعالی»، «این جانب»، «به عرض» و «حضرت عالی» بنویسیم.
اصلاح غلطهای املایی؛ به عنوان مثال، کلمههایی مانند «درخاست» و «استحظار» را به صورت «درخواست» و «استحضار» بنویسیم.
کنترل پاراگرافبندی؛ یعنی اینکه چه جملههایی را در کنار هم و در یک پاراگراف قرار بدهیم. همانطور که میدانیم در یک کتاب، جملههایی که یک مفهوم یا مثال خاص را توضیح میدهند، باید پشت سر هم بیایند و یک پاراگراف را تشکیل بدهند. به عنوان مثال، قبل از عبارتهایی مثل «بنابراین»، «در این حالت»، «برای این منظور»، «به عبارت دیگر»، «یعنی» و غیره، نباید یک پاراگراف جدید ایجاد کنیم.
بررسی کالبدشناسی اثر، شامل تمامی نمایهها، جدولها، نمودارها، تصاویر، عکسها، فهرست مطالب، واژهنامه و غیره؛ جالب است بدانید که بعضی از انتشاراتیهای معتبر دنیا مانند انتشارات دانشگاه کمبریج، کسانی را به عنوان Indexer به کار میگیرند که فقط کارشان، ایجاد قسمت «نمایه» یک کتاب است؛ هر چند مسئولیت نهایی این قسمت، به عهده نویسنده کتاب است.